Assistant(e) opérationnel(le) – SAREMM

Société

SAREMM - Metz

Mission

Au sein d’une structure à taille humaine et attractive, dans un domaine d’activité en pleine expansion, l’Assistant(e) opérationnel(le) soutient les Responsables de projets dans la partie administrative et financière des opérations, en liaison étroite avec les services supports de l’entreprise (services marché, foncier, financier et juridique).

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Opérationnelle et fonctionnelle des responsables de projets.

Principales missions et activités

1. Assistance et suivi des opérations

Assurer l’assistance et les suivis nécessaires à l’avancement des opérations gérées.

Les principales tâches concernent l’assistance de l’équipe opérationnelle dans la passation et la gestion de marchés publics :

• Préparer les documents nécessaires à la passation de marchés.

• Analyser le volet administratif des candidatures.

• Contribuer à l’analyse des offres, à la signature et notification des marchés.

• Préparer les actes de sous-traitance.

• Contrôler les demandes d’acomptes en vue des règlements.

Établir, envoyer et suivre tous les autres documents techniques et administratifs selon les standards de l’entreprise (commande, CRAC, …).

Être garant(e) de la bonne tenue et du classement des différents documents.

2. Fonction de relais et d’interface

• S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations.

• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers.

• Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéance, informations à compléter, …).

• Assurer, à la demande des Responsables de projets, les contacts avec les tiers (maître d’œuvre, collectivités, administrations, vendeurs, expropriés, clients futurs…).

• Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les Responsables de projets.

3. Secrétariat des Responsables de projets

• Assurer les relations téléphoniques et électroniques.

• Saisir et/ou rédiger les documents, courriers, notes, rapports…

• Classer le courrier de l’opération entrant et sortant, matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire.

• Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et préparer les réunions des Responsables de projets.

• Effectuer toute autre tâche qui pourrait être attachée à l’Assistant(e) Opérationnel(le) pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et/ou des opérations.

Profil

Pré-requis – formation initiale et expérience professionnelle

• Bac +2 ou équivalent.

• Expérience dans le domaine de l’assistanat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP, Immobilier, agence d’architectes ou bureau d’études.

• Une expérience dans le domaine de la maîtrise d’ouvrage déléguée et/ou dans une SEM serait appréciée.

Compétences attendues

• Excellente maîtrise des outils bureautiques.

• Capacités rédactionnelles.

• Efficacité à communiquer aisément et à travailler en équipe.

• Capacité d’organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres).

• Sens du service client.

• Une connaissance des règles de la commande publique serait un atout.

• Des notions de gestion et de comptabilité seraient appréciées.

• La connaissance de logiciels de gestion opérationnelle et de gestion électronique des documents (notamment Go7 et Moovapps) serait un plus.

Aptitudes et comportements professionnels

• Rigueur, méthode et organisation.

• Dynamisme, polyvalence et autonomie.

• Bon relationnel et sens de l’écoute.

• Sens des priorités et aptitude à traiter simultanément plusieurs sujets.

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