ASSISTANT OPERATIONNEL (H/F)- ALENIS

Société

ALENIS - Narbonne

Mission

Assurer l’accueil et le standard de la société

• Orienter et gérer les appels téléphoniques ainsi que l’accueil des visiteurs,

Assurer le secrétariat classique des opérations

• Assurer les relations téléphoniques et électroniques liées aux activités opérationnelles, effectuer l’interface avec les clients et partenaires de l’opération,
• Saisir et/ou rédiger les documents,
• Traiter le courrier entrant et sortant,
• Organiser et traiter le classement,
• Gérer les agendas et les rendez-vous,
• Organiser et préparer les réunions
• Archiver les dossiers selon la méthode définie.

Commercialisation

• Accueillir les clients
• Recueillir les données relatives à la qualification des prospects vente,
• Préparer les compromis de ventes et leurs annexes et les suivre
• Effectuer les démarches nécessaires au bon déroulement de la vente (relation avec les clients, les notaires, les géomètres …)
• Dépôt des demandes de Permis de Construire sur la plateforme dédiée avec suivi des services compétents et lien avec le client
• Réaliser les demandes de raccordement de parcelles auprès des concessionnaires en fonction des éléments recueillis auprès des clients
• Suivi après signature en vérification des clauses de l’acte (contrôle des délais de l’acte, etc…)

Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l’appel d’offres jusqu’à la réception

• Constituer les dossiers de lancement et gestion des appels d’offres,
• Mise en ligne des dossiers d’appel d’offre sur la plateforme
• Analyser les candidatures.
• Etablissement et gestion administrative des marchés, ordres de services et lettres de commandes
• Suivre les appels d’offres : veille, réponses, mise en ligne, ouverture des plis …
• Assurer le secrétariat nécessaire à la constitution des dossiers de subvention et d’assurance

Assurer une fonction d’alerte et d’interface

• S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations,
• Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
• Effectuer un suivi de l’état d’avancement des opérations et effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…)
• Assurer à la demande du (des) chargé(s) d’opérations, les contacts avec les tiers (Maître d’œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs…),
• Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les chargés d’opération.

Profil

Profil souhaité

• Bac + 2 ou équivalent
• Expérience d’un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu de l’immobilier / BTP / Notariat / Architecture / Bureau d’études ingénierie…

 Compétences attendues

• Connaissance des marchés publics et de leurs procédures
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, Outlook),
• Notions de gestion et de comptabilité,
• Aptitude à l’utilisation de logiciels de gestion informatisée,

 Aptitudes attendues

• Rigueur, méthode,
• Sens de l’organisation et gestion de son temps de travail, autonomie
• Dynamisme,
• Disponibilité,
• Qualité relationnelles,
• Discrétion et confidentialité,
• Polyvalence.

Divers

Contrat CDI, temps complet 37h30 + 12j RTT, Tickets Restaurant, CNN promotion immobilière.

Salaire brut annuel de 27 700€ à 34 900€ selon expérience.

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